Elektronsko podpisovanje postaja realnost in »must have«. ODOS že od nekdaj omogoča elektronsko potrjevanje in podpisovanje zadev in dokumentov, a se med uporabniki do nedavna ni uporabljalo v veliki meri. 

Uvedba obvezne elektronske izmenjave dokumentov med organi javne uprave, uvedba izmenjave elektronskih vlog, razvoj storitev elektronskega vročanja preko državnega centralnega sistema SI-CeV, nova Uredba o upravnem poslovanju in Zakon o debirokratizaciji, so prinesli razmah uporabe elektronskega podpisa in elektronske izmenjave dokumentov.

Zakaj se odločiti za elektronsko podpisovanje?

Elektronsko podpisovanje dokumentov postaja vse bolj priljubljeno in zelo verjetno se sprašujete, zakaj bi se morali odločiti za to. Tukaj je pet ključnih razlogov, zakaj je elektronsko podpisovanje tako pomembno in zakaj bi moralo biti del vašega vsakdana.

1. Zakonska skladnost in pravna veljavnost

Elektronsko podpisovanje postaja za javnopravne organizacije obveza, saj jih k temu zavezujejo zakonodajni predpisi in priporočila. Elektronsko podpisovanje ima tudi enako pravno veljavnost kot ročno podpisovanje.

2. Enostavnost in boljša uporabniška izkušnja

Z uporabo ePodpisovanja lahko dokumente podpišete enostavno in hitro. Z nekaj kliki lahko naenkrat podpišete tudi več dokumentov hkrati. Za večjo fleksibilnost pri delu je izjemnega pomena tudi možnost elektronskega podpisovanja in potrjevanja preko mobilnih naprav, kar pomeni, da ni nujno da je podpisnik prisoten v pisarni, saj lahko to naredi od koderkoli na terenu, kjer je možnost povezave z internetom.

3. Hitrost in učinkovitost

Elektronsko podpisovanje dokumentov je hitrejše in bolj učinkovito kot ročno podpisovanje. Namesto čakanja na fizični podpis in pošiljanje po pošti, lahko s pomočjo elektronskega podpisa dokumente elektronsko podpišete kjerkoli in kadarkoli, s samo nekaj kliki miške ali na dotik zaslona, kar vam omogoča tudi precejšen prihranek časa in hitrejšo izvedbo podpisovanja. Elektronsko podpisane dokumente pa potem izmenjate po elektronski poti in shranite v elektronski obliki.

4. Optimizacija procesov 

Elektronsko podpisovanje vam omogoča, da optimizirate svoje poslovne procese in prihranite čas ter zmanjšate stroške. S pomočjo elektronskega podpisovanja in potrjevanja lahko avtomatizirate procese podpisovanja dokumentov in odobritve elektronskih obrazcev in tako izboljšate učinkovitost vašega poslovanja.

5. Zmanjšanje stroškov in okoljska prijaznost 

Elektronsko podpisovanje pomaga pri zmanjševanju uporabe papirja. Poleg tega se zmanjšujejo tudi stroški tiskanja, pošiljanja in shranjevanja dokumentov v papirni obliki, s čimer lahko precej prihranite in ravnate okolju bolj prijazno.

Elektronsko podpisovanje dokumentov je torej hitro, enostavno, pravno veljavno in varno. Poleg elektronskega podpisovanja se odločite tudi za elektronsko izmenjavo elektronsko podpisanih dokumentov. 

Nova aplikacija za elektronsko podpisovanje ODOS+

Sistem ODOS nenehno nadgrajujemo z novimi naprednimi možnostmi. Zato smo naredili korak naprej pri elektronskem poslovanju. Uporabnikom je na voljo nova aplikacija ODOS+.
ODOS+ združuje dve pomembni funkcionalnosti:

• Namizna (desktop) aplikacija ODOS+ za Windows, omogoča zajem dokumentov v sistem, pripravo dokumentov za elektronsko podpisovanje in samo izvedbo elektronskega podpisovanje, asistenco pri urejanju vsebine wordovih dokumentov, kopiranje dokumentov preko odlagališča in razdeljevanje PDF dokumentov.
• ODOS+ kot mobilna aplikacija uporabnikom sistema ODOS omogoča elektronsko podpisovanje dokumentov in elektronske odobritve različnih obrazcev v ODOSu, preko pametnih mobilnih naprav (tablice, telefoni) s sistemoma iOS ali Android.

Mobilna aplikacija ODOS+ za elektronsko podpisovanje

Sistem ODOS že več let omogoča ePodpisovanje s kvalificiranim digitalnim potrdilom (KDP) tudi preko mobilnih naprav.  Nova mobilna aplikacija ODOS+ za naprave z operacijskima sistemoma Android in iOS, ki je zamenjala aplikacijo ODOSign, omogoča uporabnikom, da lahko elektronsko podpisujejo in odobrijo zadeve in dokumente v sistemu ODOS preko pametnih mobilnih naprav, tudi če niso v pisarni.

Podpisnik potrebuje za elektronsko podpisovanje v sistemu registrirano KDP, s katerim podpisuje zadeve in dokumente v ODOSu s pomočjo osebnega računalnika. Za ePodpisovanje preko pametnih mobilnih naprav, pa more podpisnik svoje KDP registrirati tudi v podpisni aplikaciji ODOS+ na ustrezni pametni mobilni napravi, ki jo bo uporabljal za podpisovanje. 

Uporabnik dostopa do ODOSa prek spletnega brskalnika na pametni mobilni napravi, zadeve in dokumente pa elektronsko podpiše z aplikacijo ODOS+, ki se aktivira v procesu podpisovanja.

Mobilno aplikacijo ODOS+ brezplačno prenesete iz App store in Google play, za aktivacijo mobilnega podpisovanja pa nas kontaktirajte na prodaja@pia.si. Uporabnikom sistema ODOS so na pozdravni strani njihovega sistema ODOS na voljo tudi natančna navodila.