Naročilnica je uradni dokument, ki ga organizacija izda ob naročilu blaga ali storitev pri dobavitelju. Vsebuje natančne podatke o vrsti, količini, ceni in pogojih nakupa, kar zagotavlja, da bo naročilo izvedeno v skladu z dogovorjenimi specifikacijami. Naročilnica služi kot pravni dokaz o naročilu in je ključna za sledljivost ter nadzor nad stroški znotraj organizacije. V sistemu ODOS modul Naročilnice omogoča enostavno elektronsko izdelavo, spremljanje in upravljanje naročilnic, kar izboljša preglednost in učinkovitost poslovanja.

Naročilnica je dokument poslovanja, je nekakšna preprosta oblika pogodbe oziroma ima enake pravne posledice, kot pogodba. Izstavlja se za blago/proizvode/material/storitve/gradnjo, ki jih organizacija naroča. V praksi je plačilo izvršeno kasneje kot je sama dostava blaga/proizvoda/materiala ali kasneje kot je opravljena storitev. Z naročilnico se prodajalec zavaruje, da je naročnik res pri njemu naročil blago/proizvode/materiala/storitve pod pogoji, ki so navedeni in se kupec z njimi strinja.

Glede na to, da so naročilnice dokaz, kaj je podjetje naročilo, se z njimi preveri še:

1. količina naročenega blaga/storitev,
2. kdo je dobavitelj ter
3. kakšna je poraba finančnih sredstev.

Naročilnice se torej uporabljajo za formalizacijo in nadzor naročanja blaga ali storitev, kar omogoča jasen pregled nad stroški in zagotavlja, da so vse naročene stvari dobavljene pod dogovorjenimi pogoji.

Naročilnice morajo vsebovati ključne podatke, kot so:

1. Ime in naslov naročnika
2. Ime in naslov dobavitelja
3. Datum izdaje naročilnice
4. Opis naročenega blaga ali storitev
5. Količina in cena naročenih artiklov
6. Plačilni pogoji
7. Datum in način dostave
8. Številka naročilnice za sledenje

Ti podatki zagotavljajo jasnost in pravno veljavnost naročila.

Poleg obveznih sestavin, pa mora biti na vseh naročilnicah in ostalih dopisih, ki jih družba pošlje naslovniku navedeno še:

1. naziv naročnika in njegov sedež,
2. registrski organ, pri katerem je družba vpisana,
3. matična in davčna številka družbe,
4. pri družbi z omejeno odgovornostjo in delniški družbi je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov.